Digitalizando a gestão de documentos fiscais.
Projeto: Acadêmico / Grupo
01 — Visão geral
O projeto foi desenvolvido para a Fulltime com o objetivo de criar uma solução digital para o gerenciamento de documentos fiscais e canhotos.
Um ponto crucial do projeto é a sua natureza white-label. A plataforma não foi desenhada para o uso exclusivo da própria Fulltime, mas sim como um produto distribuído que pode ser comercializado para outras empresas (clientes finais), permitindo que elas adotem e ofereçam o sistema sob as suas próprias marcas.
A proposta era permitir que as empresas adotantes e seus colaboradores tivessem acesso a diferentes funcionalidades dentro de uma mesma plataforma, respeitando as necessidades e permissões de cada perfil.
O sistema contempla desde o cadastro da empresa e seus colaboradores até a gestão de notas fiscais, recibos e canhotos.
Meu papel: UX/UI Designer
Foco: B2B · Gestão documental · UX/UI
02 — O desafio
O processo de gerenciamento de documentos fiscais pode envolver diferentes pessoas dentro da mesma empresa, cada uma com responsabilidades distintas.
A empresa precisa administrar seus dados e colaboradores, enquanto funcionários precisam acessar o sistema para realizar o envio e acompanhamento dos canhotos.
Isso criou uma necessidade importante de produto:
Como criar uma experiência simples para diferentes perfis de usuário, mantendo suas responsabilidades e fluxos claramente separados?
03 — Entendendo os usuários
O sistema foi estruturado considerando dois perfis principais:
Empresa
Responsável pela gestão da conta e dos colaboradores.
- Realizar seu cadastro
- Acessar o sistema
- Cadastrar funcionários
- Gerenciar seus usuários
- Consultar documentos fiscais
Colaborador
Usuário cadastrado pela empresa para realizar as atividades relacionadas ao envio e gerenciamento dos canhotos.
Essa separação foi incorporada desde o primeiro acesso, evitando que o usuário precisasse descobrir sozinho qual área do sistema deveria utilizar.
04 — Fluxo do usuário
A partir da definição dos perfis, o fluxo principal foi organizado em diferentes caminhos:
Login → Escolha do perfil
Login → Cadastro/Gestão → Funcionários → Documentos
Login → Envio de canhotos → Gestão de documentos
A separação antecipada dos perfis simplifica a navegação e estabelece desde o início quais funcionalidades estarão disponíveis para cada usuário.
05 — Arquitetura de informação
A plataforma foi dividida em módulos de acordo com as principais responsabilidades de cada perfil.
Essa estrutura evita misturar operações administrativas com tarefas operacionais do colaborador.
06 — Landing page
A landing page funciona como o primeiro contato da empresa com o produto.
Em vez de apresentar apenas a marca, a página explica de forma objetiva o propósito do sistema, suas principais funcionalidades e os caminhos para entrar em contato ou acessar a plataforma.
O objetivo era criar uma transição clara entre conhecer o produto e começar a utilizá-lo.
07 — Gestão da empresa
O fluxo da empresa começa pelo cadastro como cliente da Fulltime.
Depois de autenticada, a empresa pode administrar os colaboradores que terão acesso ao sistema.
O cadastro de funcionários foi estruturado como uma operação de gerenciamento, permitindo criar, visualizar, editar e excluir registros.
Essa lógica também estabelece uma relação clara entre a empresa e os usuários que pertencem à sua conta.
Fluxo de cadastro de empresas segmentado em etapas (stepper).
Interface de listagem e gerenciamento de usuários.
Modal de cadastro rápido de novos usuários.
08 — Gestão de documentos
A gestão de documentos é o núcleo operacional do produto.
A interface permite consultar e administrar informações relacionadas a:
Notas fiscais · Recibos · Canhotos
A proposta é centralizar esses registros em um único ambiente, reduzindo a dependência de processos manuais e facilitando a localização dos documentos.
09 — Decisões de design
Um dos principais cuidados do projeto foi manter a interface simples apesar da quantidade de operações envolvidas.
A experiência foi construída a partir de três princípios:
Clareza
Cada perfil possui um caminho de entrada e um conjunto de funcionalidades correspondente.
Organização
Informações e ações são agrupadas de acordo com a tarefa que o usuário precisa realizar.
Eficiência
Operações recorrentes de cadastro e gerenciamento seguem padrões consistentes para reduzir o esforço de aprendizado.
10 — Resultados
O resultado foi uma aplicação web que organiza em um único fluxo diferentes etapas da operação de documentos fiscais da empresa.
A solução conecta:
Empresa → Colaboradores → Documentos → Canhotos
A separação de perfis também cria uma base mais clara para controle de acesso e evolução futura do produto.
11 — Reflexão
Esse projeto foi importante para entender uma diferença fundamental entre desenhar telas e desenhar um produto.
O desafio não estava apenas em criar interfaces para cadastro, login ou consulta de documentos, mas em entender quem utiliza cada parte do sistema, quais responsabilidades possui e como essas responsabilidades se conectam.
A definição dos dois perfis logo no início acabou sendo uma das decisões mais importantes do projeto, porque ajudou a organizar toda a arquitetura da experiência a partir das necessidades reais de cada usuário.